Enquête “Werken met requirements” (4)

Dit is de vierde en laatste blog post naar aanleiding van de Synergio enquête “Werken met requirements”. Deze keer gaan we in op het toetsen van de compleetheid van de requirements.

Enquête resultaat

Eén van de vragen in de enquête was: “Hoe controleert uw organisatie de compleetheid van de requirements”. 10% van de respondenten gaf aan de compleetheid van de requirements helemaal niet te controleren. Véruit de meeste respondenten, 48%, gaven aan dat de compleetheid van de requirements wordt beoordeeld tijdens het review proces. 24% van de respondenten geeft aan dat de compleetheid van de requirements de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de requirements is.

Ook hier is het is goed om te zien dat maar liefst 72% (48% + 24%) van de organisaties de compleetheid van de requirements controleren! De inhoud van de requirements op compleetheid geeft invulling aan de tweede controle in het review proces – zijn het de goede requirements:

1. Zijn de requirements goed (zie blog post “Enquete Werken met requirements (3)”)
   Iedereen begrijpt de requirements en er zijn geen onduidelijkheden meer. Dit heeft vooral betrekking op de formulering en de structuur van de requirements.
2. Zijn het de goede requirements.
   Iedereen is het ermee eens dat de requirements compleet zijn en de behoefte voldoende is afgedekt. Dit heeft vooral betrekking op de inhoud van de requirements.

Dat zoveel organisaties zich realiseren dat controle op compleetheid essentieel is voor een goed eindproduct is fantastisch. Maar op welke wijze wordt deze controle uitgevoerd?

In de praktijk zien wij dat organisaties de volgende aanname doen: “Als we maar voldoende mensen betrekken in het review proces dan zullen de requirements wel compleet zijn”. Deze aanname staat of valt met de bekwaamheid van de mensen in het reviewen van requirements. Voor de meesten is dit geen dagelijks werk en dus best lastig. Kortom deze aanname is geen garantie voor succes.

Het zou helpen als de mensen die deelnemen in het review proces een referentie hebben op basis waarvan ze de controle op compleetheid kunnen uitvoeren. Voordeel is dan dat alle deelnemers ook op een consistente wijze controleren.

Nog beter is het wanneer deze referentie al veel eerder gebruikt wordt, namelijk bij het verzamelen van de requirements. Hierdoor worden gericht de juiste requirements verzameld. Het review proces wordt dan een eitje!

Stelling – ik zou willen dat……

Ik zou willen dat er een referentiemodel is om op een consistente manier te controleren of onze requirements inhoudelijk compleet zijn…..

Stel je voor dat dit model beschikbaar is. Zou je hiervan gebruik maken?

Enquête “Werken met requirements” (3)

Dit is de derde blog post naar aanleiding van de Synergio enquête “Werken met requirements”. Deze keer gaan we in op het toetsen van de kwaliteit van de requirements.

Enquête resultaat

Eén van de vragen in de enquête was: “Hoe meet uw organisatie de kwaliteit van de requirements”. 18% van de respondenten gaf aan de kwaliteit van de requirements helemaal niet te meten. Veruit de meeste respondenten, 68%, gaven aan dat de kwaliteit van de requirements wordt beoordeeld tijdens het review proces. 16% van de respondenten geeft aan dat de kwaliteit van de requirements wordt gecontroleerd door middel van peer reviews.

Het is goed om te zien dat veel organisaties de kwaliteit van de requirements controleren! De enquête laat zien dat deze controle als onderdeel van een proces plaatsvindt: het review proces.

In een gedegen review proces vinden twee controles impliciet plaats:

1. Zijn de requirements goed.
   Iedereen begrijpt de requirements en er zijn geen onduidelijkheden meer. Dit heeft vooral betrekking op de formulering en de structuur van de requirements.
2. Zijn het de goede requirements.
   Iedereen is het ermee eens dat de requirements compleet zijn en de behoefte voldoende is afgedekt. Dit heeft vooral betrekking op de inhoud van de requirements.

De enquête laat zien dat slechts 10% van de respondenten een vaste set van kwaliteitsnormen gebruikt om de kwaliteit van de requirements te controleren. Kwaliteitsnormen voor requirements zijn vooral toepasbaar om te checken of de requirements goed zijn (1).

Idealiter zou je willen dat je requirements voldoen aan de kwaliteitsnormen voordat je het review proces ingaat. Als dit het geval is kan het review proces zich vooral richten op de compleetheid van de requirements (2).

Synergio heeft een set van 16 richtlijnen op basis waarvan je de kwaliteit van de requirements kan controleren.

Stelling – ik zou willen dat……

Ik zou willen dat ik mijn requirements (of een representatieve subset) automatisch, online kan (laten) controleren aan een vaste set van kwaliteitsnormen. Hierdoor krijg ik snel inzicht in de kwaliteit van mijn requirements en kan waar nodig de kwaliteit verbeteren zodat het review proces zich vooral kan richten op het controleren of de requirements compleet zijn.

Stel je voor dat een dergelijke service bestaat. Zou je hiervan gebruik maken?

Enquête “Werken met requirements” (2)

In deze tweede blog post naar aanleiding van de Synergio enquête “Werken met requirements”, gaan we in op het gebruik van requirements hulpmiddelen – tools.

Enquête resultaat

In de enquête konden de respondenten uit meerdere hulpmiddelen kiezen. Gemiddeld maken de respondenten gebruik van 2 tools. Meer dan de helft van de respondenten maakt gebruik van een tekstverwerker en een spreadsheet (of een combinatie daarvan) voor het vastleggen van de requirements. Bijna een kwart van de respondenten gebruikt een specifiek requirements hulpmiddel.

Hulpmiddelen bij het werken met requirements

Uit de enquête blijkt tevens dat een groot deel van de respondenten aangeeft dat Office tools minder geschikt zijn voor het werken met requirements. Immers, op de vraag “Op welke aspecten van het werken met requirements zou uw organisatie zich nog kunnen verbeteren?” antwoordde maar liefst 41% dat naar hun mening het gebruik van een professioneel requirements hulpmiddel het werken met requirements verbetert.

Vreemd, het overgrote deel van de respondenten geeft aan office tools te gebruiken én 40% van de respondenten geeft aan dat er nog veel verbetering te bereiken is door het gebruik van een professioneel requirements tool.

Vanuit onze ervaring kunnen we dit verklaren doordat veel projecten enthousiast starten met het verzamelen en vastleggen van de requirements in de gangbare “Office tools”. Lekker makkelijk! Geen extra kosten voor licenties en iedereen is er bekend mee. Maar wat zijn de beperkingen en risico’s voor het project als je met alleen een tekstverwerker of spreadsheet blijft werken? En na verloop van tijd…. biedt een tekstverwerker en een spreadsheet je nog wel voldoende inzicht en flexibiliteit?

Ons advies: wacht niet te lang met het vinden van adequate ondersteuning bij het werken met requirements. Voordat je het weet ben je halverwege het project en kom je erachter dat Word en Excel toch niet de beste keuze zijn, met alle gevolgen van dien. Kijk voor onze mening en bevindingen in het document “Waarom Office tools niet werken” bij het werken met requirements en doe er je voordeel mee!

Synergio heeft in de loop der jaren met veel bekende requirements tools gewerkt. Wellicht is in deze context onze set van eisen aan requirements tools nuttig! Met deze eisen, die we hebben samengesteld op basis van onze ervaringen, hebben we klanten regelmatig geholpen bij de keuze en implementatie voor een requirements tool. Altijd handig, toch?

Stelling – ik zou willen dat……

“Ik zou willen dat mijn organisatie gebruik maakt van een professioneel requirements tool. Op dit moment gebeurt dit niet omdat……….”

Wat maakt het moeilijk om een professioneel requirements hulpmiddel te introduceren in jouw organisatie? Welke obstakels kom jij tegen?

Enquête “Werken met requirements” (1)

In april 2011 heeft Synergio een enquête gehouden onder ruim 750 mensen die deelgenomen hebben aan één of meer requirements trainingen van Synergio. Voor iedereen die heeft deelgenomen: hartelijk dank voor je reactie!.

Op basis van de uitkomsten van deze enquête zullen we de komende weken een aantal stellingen publiceren op onze blog. We nodigen de deelnemers aan de enquête uit om hierop te reageren, maar ook anderen kunnen natuurlijk hun mening, visie of suggestie delen.

Enquête resultaat

Uit de enquête blijkt 87% van de respondenten de vaardigheden uit de requirements training regelmatig tot dagelijks toepast in het werk. 79% van de respondenten geeft aan dat deze nieuwe vaardigheden een hoge bijdrage hebben geleverd aan het verbeteren van het werken met requirements in hun organisatie.

Op hetzelfde moment zien we een tegenstrijdigheid tussen de verschillende antwoorden. De vraag “Op welke aspecten van het werken met requirements zou uw organisatie zich nog kunnen verbeteren?”, leverde de volgende respons op:

Gegeven deze percentages kan geconcludeerd worden dat een groot deel van de respondenten vindt dat nog steeds te weinig is bereikt. De waarde van de training wordt niet in twijfel getrokken, maar het geleerde daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk toepassen valt kennelijk nog niet mee voor iedereen in de organisatie.

Gerelateerd aan de 4 bewustwordingsfases van Maslow is men vooral uitgekomen bij “ bewust onbekwaam”, maar hoe dan verder door te groeien naar de volgende fase “ bewust bekwaam”?

Stelling – ik zou willen dat……

“Ik zou willen dat ik regelmatig gebruik kan maken van iemand die veel ervaring heeft met het werken met requirements om te kunnen sparren hoe ik mijn requirements probleem het beste kan aanpakken.”

Is deze stelling van toepassing op jouw situatie? Strookt dit met jouw eigen ervaring? Op wat voor manier zou je aan de stelling invulling kunnen geven?

Tool ondersteuning blijkt overal een uitdaging

Met onze generieke aanpak voor het werken met eisen (requirements) hebben we de afgelopen jaren veel meters gemaakt. We hebben inmiddels een bonte mengeling van klanten die bezig zijn met software engineering, systems engineering in de GWW-sector of Design for Six Sigma in de maakindustrie.

Ongeacht de specifieke sectoren, overal worstelt men met het bekende probleem: onvoldoende kwaliteit van de eisen maakt dat de projectresultaten achterblijven bij de verwachtingen. Gelukkig hebben we met onze aanpak (“begin bij het eind”) veel mensen kunnen helpen. En we gaan daar natuurlijk gewoon mee door!

Alweer enkele jaren geleden constateerden we dat een goede ondersteuning door krachtige hulpmiddelen de (verbeter)processen rondom het werken met eisen  enorm kan helpen. Goede tools functioneren als katalysator voor het goed werken met requirements, het ontbreken er van kan de zaak erg frustreren. Natuurlijk blijft voorop staan dat een tool alleen niet de bekende Haarlemmer wonderolie oplevert! Het is duidelijk dat er veel kaf onder het tool-koren zit. Tientallen tools claimen requirements hulpmiddelen te bieden, veel blijken schromelijk te kort te schieten. We prijzen ons nog dagelijks gelukkig dat we bij ons tool-onderzoek destijds TopTeam hebben gevonden. Het heeft ons erg geholpen om bij onze klanten écht goede oplossingen tot stand te brengen.

Ook met Systems Engineering in de maakindustrie en GWW sector, is het ons duidelijk geworden dat men ook daar naarstig op zoek is naar goede tool ondersteuning bij de invulling en uitvoering van de SE processen. En maar al te vaak ook tegen de beperkingen van half-was hulpmiddelen aan te lopen.

Het heeft ons er toe uitgedaagd om TopTeam eens met een SE-jasje aan te kleden. Zonder veel moeite hebben we dit kunnen inrichten voor bedrijven als Philips en Bosch. Inmiddels zijn we ook vér gevorderd met een inrichting die naar onze mening een erg goede ondersteuning kan bieden voor de SE-problematiek in de GWW-sector.

• Klanteisen, (sub)systeemeisen, aspecteisen, raakvlakeisen, risico’s en maatregelen, contract- en proceseisen kunnen overzichtelijk en handig worden vastgelegd met de verschillende requirements editors, inclusief bijbehorende attributen en prestatiecriteria.
• Met behulp van de geavanceerde traceability functies kunnen we eisen, functies, subsystemen, objecten, raakvlakken, belanghebbenden, enz handig aan elkaar relateren en zo verschillende doorsnedes creëren.
• Elk element in TopTeam kan worden voorzien van een eigen life cycle (status) en zo gekoppeld worden aan de SE processen die zijn ingericht.
• Workflow maakt het mogelijk dat op basis van wijzigingen in een status projectleden automatisch worden bericht of voorzien van een nieuwe taak
• Het Dashboard geeft snel een overzicht van status en voortgang
• Met Business Process Diagrams kunnen we desgewenst zelfs de processen documenteren, zodat we ook daar kunnen aantonen aan de proceseisen te voldoen
• Waar nodig kunnen we met het document management systeem externe documenten integreren
• De document generator maakt het mogelijk om in elke fase van het project documentatie op maat te genereren.
• Voor het uitzetten van contracten kunnen we alle gerelateerde informatie bij elkaar verzamelen
• Werkpakketten en activiteiten maken het mogelijk om het werk te organiseren en de op te leveren objecten daaraan te koppelen
• “Review packages” ondersteunen het verificatie- en validatie proces

Ongetwijfeld gaan we dit nog verder uitbouwen op basis van de feedback (“Be our guest!”) die onze klanten en prospects bij ons aandragen.

Dit maakt dat we onze klanten in deze sector weer beter kunnen helpen door met de principes van “Begin bij het eind” én inzet van TopTeam tot nog betere oplossingen te komen…

Welkom

Welkom op de blog van Synergio. Synergio richt zich op het werken met requirements. Werken met requirements is een vaardigheid die toepassing is op verschillende vakgebieden zoals innovatie, product management, project & programma management, marketing, verkoop, etc.

Synergio helpt organisaties het werken met requirements te verbeteren. Ze doet dit in verschillende sectoren zoals financiele dienstverlening, maakindustrie, energieleveranciers, software bedrijven, etc,

In deze blog publiceren we kennis, ervaringen, meningen en zullen we vragen stelklen en commentaar geven. Als jij een bijdrage wilt leveren en jouw ervaring wilt delen, nodigen we je van harte uit om te reageren.

Veel leesplezier en interactie,
Synergio